【手帳のリフィル】GTDの高度0〜1,000mのリフィルについて
こんにちは、ザビリオです。
以前、「GTDの高度という考え方をベースに手帳の中身について考える」というブログ記事を更新しました。
この中では、GTD (GettingThingsDoneというタスク管理手法) のうち、将来の見通しについてどの高さから俯瞰するかを表した「高度」という考え方が、手帳のリフィル構成を考える際にマッチしそうだということを書きました。
今回は、同様に0〜1,000mの内容についてご紹介できればと思います。
システム手帳でオリジナルのリフィルを作っている方の参考になれば幸いです。
【シリーズ】GTDの高度で手帳のリフィルを考える
- はじめに：GTDの高度という考え方をベースに手帳の中身について考える
- 高度5,000m ｜ 目的・価値観
- 高度4,000m ｜ 構想・ビジョン
- 高度3,000m ｜ 目標・ゴール
- 高度2,000m ｜ 注意を向けるべき分野
- 高度0〜1,000m ｜ プロジェクト・次に取るべき行動（この記事）
GTDの高度0〜1,000mについて
GTDの高度の概念は以下のとおりで、高度0m、1,000mは下から1つ目、2つ目の位置づけです。
| 項目 | 高度 | 概要 |
|---|---|---|
| 目的/価値観 | 5,000 m | 自分や組織の存在意義は何か |
| 構想(ビジョン) | 4,000 m | 長期的な成功のイメージはどうであるか |
| 目標/ゴール | 3,000 m | 何を達成したいか |
| 注意を向けるべき分野 | 2,000 m | 維持していかなければならないことは何か |
| プロジェクト | 1,000 m | 何を終わらせなければいけないか |
| 次に取るべき行動 | 0 m | 必要な行動はなにか |
高度1,000mは「プロジェクト」とされていて、「何を終わらせなければいけないか」を考える項目とされています。GTDにおけるプロジェクトとは、2つ以上のアクションからなる「やるべき事」で、概ね一年以内で終わるもののことを指しています。
また高度0mは「次に取るべき行動」とされていて、1つのアクションで済むタスクのことを指しています。
高度1,000mと0mはアクションが1つで済むか2つ以上かという違いはあれど、どちらも行動に近い領域の高度になっています。
高度0m、1,000mのリフィルの役割と例
高度0mと1,000mのリフィルは、上の高度で決めたことを実際の行動に落とし込んで管理するためのものだと思います。ただ、この高度は毎日書き換えが発生する部分でもあるので、紙で持つかデジタルで持つかは好みが分かれるところかなとも感じています。ここでは、まず市販のリフィルにどのようなものがあるかを見ていきたいと思います。
市販手帳の中で、高度0m、1,000mに該当するものの例
この高度は行動を管理する部分ですので、市販手帳で高度0mや1,000mに該当するものは色々あると思います。
高度0m
高度0mのリフィルは、いわゆる「タスクリスト」にあたる部分だと思います。
そのため、0mを管理する手帳リフィルとしてはTo Doリストが該当するかと思います。
また、これ以外にも「今日1日の行動を管理する」という観点では、Design My Lifeのデイリーのリフィルなんかも高度0mに当たる部分だと思います。
その他、今日1日の行動や1週間のうちに忘れずにこなしたいことなどを管理したりする備忘的な用途では、レイメイ藤井のタスクファインダーホルダーが便利そうだなと思っていたりします。
高度1,000m
高度1,000mはプロジェクトということでした。プロジェクトは2つ以上のタスクからなる「1つの終わらせたいこと」の単位なので、プロジェクトの中に含まれるタスクを書き出すリフィルになります。
プロジェクトを管理するのに良さそうなリフィルは、フランクリン・プランナーの「目標設定用紙」が良さそうでした。
このリフィルの内容としては、やりたいこと(=プロジェクト)を終わらせるために必要なステップをTo Doにブレイク・ダウンし、期日や優先度を設定する内容なので、高度0mで挙げたTo Doリストのリフィル1枚を1プロジェクトとして使う格好でも代用できそうに思えます。
自分が使っている高度0m、1,000mのリフィル
次は自分が使っている高度0m、1,000mのリフィルを紹介したいところなのですが、私の場合、現状では高度0mと1,000mの管理は手帳では行っていません。
何で管理しているかと言うと、iPhoneやMacのGTDアプリのうち、Thingsというアプリを長く使っています。
Thingsの機能は割とシンプルなのですが、プロジェクトの下にタスクを作りタスクごとに期限と実行日を記入する機能があります。
プロジェクトは「エリア」というカテゴリで振り分けることができるため、役割毎にプロジェクトリストを作って、何を終えなければならないかを俯瞰することもできます。
日々実行すべきタスクにあたる高度0mと1,000mについては、紙で管理すると日付やタグによるフィルタリングが難しく感じるため、私の場合はデジタルツールで管理することにしています。
そのため、最近の私的にはシステム手帳は高度2,000m以上を管理する使い方になっています。
改めて、私の手帳とアプリの構成を高度別に並べると以下のとおりです。マーカーの箇所が高度0mと1,000mにあたる部分です。
| 高度 | 機能 | リフィル |
|---|---|---|
| 5,000 m | ・やりたいことリスト ・価値観の明確化 | ・A4用紙 ・A5リフィル |
| 4,000 m | ・ライフビジョン ・10年計画 | ・A4用紙 ・A4用紙 |
| 3,000 m | ・カレンダー ・年間計画表 ・四半期計画表 ・月次目標 | ・市販カレンダー ・A4用紙 ・A4用紙 ・A5リフィル |
| 2,000 m | ・自己資源棚卸しリスト ・やらないことリスト（現在は更新していません） | ・A5リフィル ・A5リフィル |
| 1,000 m | ・トピックごとのタスク管理 | ・Things（アプリ） |
| 0 m | ・日々のタスク管理 ・メモ、考えごとの書き出し | ・Things（アプリ） ・メモページ（A5リフィル） |
まとめ
今回は、手帳のリフィルをGTDの高度で分類した場合における、「高度0m〜1,000m」に相当する手帳のリフィルについて紹介しました。
GTDの高度0m、1,000mは日々の行動に焦点を当てる高度なので、市販のリフィルも色んな種類がある印象です。
一方、私の場合は、日々のタスク管理や終わらせたい事柄の管理はiPhoneやMacのGTDアプリを使ったほうがやりやすいと感じていて、これらの高度はシステム手帳ではなくデジタルツールで管理することにしています。
最近はどこからどの部分までをアナログで管理して、どこからの部分をデジタルで管理するか調整しやすいのもシステム手帳の良いところだな、と思います。
システム手帳を使っていらっしゃる方の参考になっていれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
【シリーズ】GTDの高度で手帳のリフィルを考える
- はじめに：GTDの高度という考え方をベースに手帳の中身について考える
- 高度5,000m ｜ 目的・価値観
- 高度4,000m ｜ 構想・ビジョン
- 高度3,000m ｜ 目標・ゴール
- 高度2,000m ｜ 注意を向けるべき分野
- 高度0〜1,000m ｜ プロジェクト・次に取るべき行動（この記事）
