手帳からスケジュール管理・タスク管理機能を抜いてみた
こんにちは、ザビリオです。
直近、何度かの記事に分けて手帳の中身をGTDの高度で分類して考えるというようなことをしてきました。
記事を書きながら自分の手帳の活用もやや変化したので、今回は今の使い方を記録してみようかなと思います。
手帳の使い方について迷っている方の参考になれば幸いです。
GTDの高度分類について
GTDの高度
GTDの高度とは、将来の見通しをどの程度俯瞰して見るかを、高さの概念で表したものです。高度は0m〜5,000mの数字で表され、高度が高いほど俯瞰的な視点、高度が低いほど具体的な事柄を見る視点を表しています。
※高度の概念は、最近では”Horizon Level”と呼んで、0〜5の数字で表されているようですが、私は高さの表記がイメージしやすいので従来の高度0m〜5,000mの表記を用います。
0m〜5,000mの各高度では、それぞれ以下の表のように着目する項目が異なります。
| 項目 | 高度 | 概要 |
|---|---|---|
| 目的/価値観 | 5,000 m | 自分や組織の存在意義は何か |
| 構想(ビジョン) | 4,000 m | 長期的な成功のイメージはどうであるか |
| 目標/ゴール | 3,000 m | 何を達成したいか |
| 注意を向けるべき分野 | 2,000 m | 維持していかなければならないことは何か |
| プロジェクト | 1,000 m | 何を終わらせなければいけないか |
| 次に取るべき行動 | 0 m | 必要な行動はなにか |
手帳では高度3,000m以上を管理することにし始めた
私の場合、元々は高度5,000mの価値観から始まり、ビジョン(4,000m)、年間目標や月間目標、週間目標(3,000m)を経て、日々の予定管理やタスク管理をする(1,000m〜0m)というような手帳の構成にしていました。
一方、高度0m〜1,000mの予定やタスクは変動する頻度が多いうえに手帳が手元にないタイミングで参照したい状況になると困ることがあり、紙での管理にはやや不便さがありました。
元々は転職したばかりのタイミングで会社PCからiCloudへのアクセスができないということで予定やタスクの管理を手帳を中心に据えて行うことにしていた(以前はiCloudを中心に据えて、手帳にトレースしていた)のですが、しばらく仕事をしていて個人スマホで予定を管理している人も居るなと言うのが判ったので、デジタル中心に戻すことにしました。
加えて、GTDアプリのThingsの使い方を改めて見直してちゃんと使い始めたことから、予定とタスクをスマホ一本で管理して、思い切って手帳からは抜き取ってしまうことにしてみました。
現在の手帳の中身と各高度
手帳の中身
直近で私の手帳の中身は以下のようになっていました。
| 高度 | 中身(変更前) | 中身(変更後) |
|---|---|---|
| 5,000 m | ・やりたいことリスト ・価値観の明確化 | ・やりたいことリスト ・価値観の明確化 |
| 4,000 m | ・ビジョン | ・ビジョン |
| 3,000 m | ・年間計画表 ・四半期計画表 ・カレンダー ・月次目標 | ・年間計画表 ・四半期計画表 ・(カレンダーを削除) ・月次目標 |
| 2,000 m | (なし) | (なし) |
| 0〜1,000 m | ・デイリーリフィル ※バレットジャーナルの要領で白紙に箇条書きでタスクとメモを記載 | (なし) |
今回は、このうちの2,000m以下をなくしてしまって、3,000m以上のカレンダー以外の部分を残すことにした形です。
高度3,000m以上のみならPLOTTERでも余裕をもってカバーできる
デイリー用に挟んでいた白紙リフィルと1年分の月間カレンダーをバインダーから省いたということになるのですが、もともとPLOTTERの容量ギリギリで運用していたのに対して、現在はある程度余裕をもって収納できるようになりました。
ギリギリの状態だとページをめくる動作がスムーズではなかったりしたのですが、余裕ができたおかげでページがめくりやすくなったなと感じています。
PLOTTERはもともと必要最低限のものを収納しておくコンセプトだったと思うので、そういう意味では重要な3,000m以上＋一時的なメモや資料程度の内容量にしておくのも使いやすそうだなと思いました。
予定管理やタスク管理自体もスマホでの活用がスムーズにできていて、手書きでパッとメモしたいタイミングのために使っていなかったM5手帳を引っ張り出してポケットに入れるようにしたおかげで、現時点では手帳で全ての高度を管理していたときに対して不便さは出ていないかなというところです。
まとめ
今回、手帳の中に収納しているリフィルの内容を変更してみたので、変化点を書いてみました。
以前はGTDの高度で見たときに、0m〜5,000mまでを一冊の手帳に収めようとしていましたが、日々の行動に近い0〜1,000mをデジタルに預け、3,000m以上を手帳に残す形にしてみました。
3,000m以上に絞ったおかげで、容量の少ないPLOTTERでも余裕をもって収納できるようになり、軽快に使えるようになりそうです。
一方、日々のタスク管理などはデジタルツールのほうが相性が良く、現時点では不便なく使えている状況です。
テキストで変化点を書き下した形の記事になりましたが、手帳の中身を考えている方の参考になれば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
